Registre unique du personnel
Obligatoire dès le premier salarié, dans chaque établissement. Saisissez vos salariés et vos stagiaires, l'outil produit le registre aux mentions exigées — et il le trie par ordre d'embauche, parce que c'est l'ordre imposé par la loi et que presque aucun modèle en circulation ne le respecte.
L'établissement
Un registre est tenu par établissement, pas par entreprise (art. L. 1221-13). Deux sites, deux registres.
Les salariés
Saisissez-les dans l'ordre que vous voulez : le registre sera trié par date d'entrée à la génération, car c'est l'ordre des embauches qui est imposé — jamais l'ordre alphabétique.
Aucun salarié pour l'instant. Ajoutez-en un ci-dessous.
Les stagiaires et volontaires en service civique
Ils vont dans une partie séparée du registre, avec le nom du tuteur et le lieu de présence (art. D. 1221-23-1) — deux mentions absentes de presque tous les modèles en circulation.
Aucun stagiaire ni volontaire. Cette partie restera vide dans le document.
Ajoutez au moins une personne avec un nom pour générer votre registre.
Les salariés sortis restent inscrits : les mentions se conservent cinq ans à compter du départ (art. R. 1221-26). Renseignez la date de sortie, ne supprimez pas la ligne. Rien de ce que vous saisissez ici ne quitte votre navigateur.
Un registre trié par ordre alphabétique n'est pas un registre
L'article L. 1221-13 est explicite : « Les noms et prénoms de tous les salariés sont inscrits dans l'ordre des embauches. » Ce n'est pas une préférence de présentation, c'est la structure même du document — il retrace une chronologie d'entrées et de sorties.
Or le premier réflexe devant un tableur est de trier par nom, pour retrouver quelqu'un. Un registre ainsi trié perd précisément ce qu'on lui demande de montrer. C'est pourquoi cet outil vous laisse saisir dans l'ordre que vous voulez, puis ordonne par date d'entrée au moment de générer le document.
Les treize mentions, dont cinq ne vous concernent peut-être pas
L'article D. 1221-23 énumère les indications complémentaires à porter pour chaque salarié. Les huit premières valent pour tout le monde ; les cinq dernières dépendent du statut.
| Réf. | Mention |
|---|---|
| 1° | La nationalité |
| 2° | La date de naissance |
| 3° | Le sexe |
| 4° | L'emploi |
| 5° | La qualification |
| 6° | Les dates d'entrée et de sortie de l'établissement |
| 7° | La date de l'autorisation d'embauche ou de licenciement, lorsqu'elle est requise |
| 8° | Pour les travailleurs étrangers soumis à titre de travail, le type et le numéro d'ordre du titre |
| 9° | Pour les CDD, la mention « contrat à durée déterminée » |
| 10° | Pour les intérimaires, la mention « salarié temporaire », le nom et l'adresse de l'ETT |
| 11° | Pour les salariés mis à disposition par un groupement d'employeurs, la mention et les coordonnées du groupement |
| 12° | Pour les temps partiels, la mention « salarié à temps partiel » |
| 13° | Pour les apprentis et contrats de professionnalisation, la mention correspondante |
Les modèles à remplir traitent ces cinq mentions conditionnelles comme des colonnes permanentes : on obtient un tableau à treize colonnes dont cinq restent vides pour la plupart des salariés. L'outil les propose comme des statuts à cocher, et n'écrit que ce qui s'applique.
Les stagiaires ne vont pas dans la même liste
Les stagiaires et les volontaires en service civique sont inscrits dans une partie spécifique du registre, dans leur ordre d'arrivée. Pour chacun, l'article D. 1221-23-1 exige les noms et prénoms, les dates de début et de fin, mais aussi les noms et prénoms du tuteur et le lieu de présence.
Ces deux dernières mentions sont absentes de la quasi-totalité des modèles diffusés en ligne, qui se contentent d'ajouter les stagiaires à la suite des salariés. C'est une non-conformité sur deux points à la fois : la partie séparée et les mentions manquantes.
Ce que vous ne devez jamais supprimer
Quand un salarié part, on renseigne sa date de sortie — et on laisse la ligne. L'article R. 1221-26 impose de conserver les mentions cinq ans à compter du départ. Le registre n'est pas un trombinoscope de l'effectif présent : c'est l'historique des personnes employées dans l'établissement.
Les événements postérieurs à l'embauche — changement de qualification, passage à temps partiel, fin de CDD — se portent au registre au moment où ils surviennent (art. D. 1221-25). Un registre reconstitué la veille d'un contrôle ne raconte pas la même chose qu'un registre tenu au fil de l'eau.
Ce que coûte l'absence de registre
Le manquement est puni de l'amende prévue pour les contraventions de la quatrième classe (art. R. 1227-7). Le point décisif tient dans la suite de la phrase : cette amende est appliquée « autant de fois qu'il y a de personnes employées dans des conditions susceptibles d'être sanctionnées ».
Autrement dit, la sanction est multipliée par l'effectif concerné. Pour une société de huit salariés, le plafond théorique n'est pas de 3 750 € mais de 30 000 €. C'est la raison pour laquelle ce registre, qui paraît anodin, est l'un des premiers documents demandés lors d'un contrôle.
Registre du personnel et Document Unique
Les deux obligations naissent de la même embauche et se contrôlent ensemble. Le registre dit qui travaille dans l'établissement ; le Document Unique dit à quels risques ces personnes sont exposées. L'un liste des personnes, l'autre des unités de travail — et l'inspection les demande souvent dans la même visite.
Questions fréquentes
Le registre unique du personnel est-il obligatoire avec un seul salarié ?
Oui. L'article L. 1221-13 du Code du travail impose un registre « dans tout établissement où sont employés des salariés », sans seuil d'effectif. La première embauche déclenche l'obligation, y compris pour un apprenti ou un salarié à temps partiel.
Faut-il un registre par entreprise ou par établissement ?
Par établissement. Une entreprise qui exploite deux boutiques tient deux registres, chacun sur son lieu, chacun tenu à la disposition de l'inspection du travail et du CSE. C'est l'erreur la plus fréquente des entreprises multi-sites, qui centralisent un fichier unique au siège.
Peut-on tenir le registre sur un tableur plutôt que sur un registre papier ?
Oui. L'article L. 1221-14 autorise la dérogation « pour tenir compte du recours à d'autres moyens, notamment informatiques ». L'article D. 1221-27 renvoie aux conditions des articles D. 8113-2 et D. 8113-3, et l'employeur en informe l'agent de contrôle de l'inspection du travail. Le support est donc libre ; les mentions et l'ordre, non.
Dans quel ordre les salariés doivent-ils figurer ?
Dans l'ordre des embauches (art. L. 1221-13). Ce n'est pas un détail de présentation : un tableur trié par nom, ce qui est le réflexe de tout le monde, ne répond pas à l'obligation. C'est la raison pour laquelle cet outil trie automatiquement par date d'entrée à la génération.
Les stagiaires figurent-ils sur le registre ?
Oui, mais dans une partie spécifique, distincte de celle des salariés, et dans leur ordre d'arrivée. L'article D. 1221-23-1 exige pour chacun ses noms et prénoms, les dates de début et de fin du stage, ainsi que les noms et prénoms du tuteur et le lieu de présence. Ces deux dernières mentions manquent dans la quasi-totalité des modèles diffusés en ligne. Les volontaires en service civique relèvent de la même partie.
Que faire de la ligne d'un salarié qui part ?
On renseigne sa date de sortie et on la laisse. L'article R. 1221-26 impose de conserver les mentions cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l'établissement. Supprimer la ligne au départ — ce que suggèrent la plupart des modèles à remplir — fait perdre une information que l'inspection peut demander pendant cinq ans.
Que risque-t-on à ne pas tenir de registre ?
L'article R. 1227-7 punit le manquement de l'amende prévue pour les contraventions de la quatrième classe, et précise qu'elle est appliquée « autant de fois qu'il y a de personnes employées dans des conditions susceptibles d'être sanctionnées ». La sanction est donc multipliée par l'effectif concerné : pour une société de huit salariés, le plafond théorique atteint 30 000 € et non 3 750 €.
Sources
- Code du travail, articles L. 1221-13 à L. 1221-15-1 — obligation, ordre des embauches, partie spécifique aux stagiaires, mise à disposition du CSE et de l'inspection.
- Code du travail, articles D. 1221-23 à D. 1221-27 — les treize mentions, les mentions relatives aux stagiaires, l'annexion des titres de travail, la conservation cinq ans.
- Code du travail, article R. 1227-7 — sanction, appliquée autant de fois qu'il y a de personnes concernées.